Задачи и функции

Основными задачами сектора по организационной работе являются:

1. Контроль за сохранностью муниципального имущества в помещениях Администрации ЗАТО город Заозерск;

2. Обеспечение надлежащего содержания здания и помещений Администрации ЗАТО город Заозерск, контроль за их техническим состоянием;

3. Реализация законодательства о муниципальной службе и кадровое обеспечение деятельности Администрации ЗАТО город Заозерск;

4. Организация работы с кадровым резервом, резервом управленческих кадров и их эффективное использование;

5. Организация связи Администрации ЗАТО город Заозерск с общественностью и средствами массовой информации;

6. Освещение деятельности Администрации ЗАТО город Заозерск в средствах массовой информации на официальном сайте органов местного самоуправления ЗАТО город Заозерск в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

7. Организация контроля за соблюдением работниками Администрации ЗАТО город Заозерск требований охраны труда и обеспечения безопасности труда;

8. Обеспечение выполнения работниками Администрации ЗАТО город Заозерск правил внутреннего трудового распорядка, требования по обеспечению безопасности труда и противопожарной защиты;

9. Организация учёта и контроля обращений граждан, поступающих в адрес Главы ЗАТО город Заозерск и его заместителей;

10. Обеспечение координации деятельности приёмных Главы ЗАТО город Заозерск и его заместителей;

11. Осуществление организационно-технического обеспечения деятельности Главы ЗАТО город Заозерск и его заместителей;

12. Профилактика коррупционных и иных правонарушений в Администрации ЗАТО город Заозерск, а также обеспечение деятельности Администрации ЗАТО город Заозерск по соблюдению муниципальными служащими запретов, ограничений, а также обязательств и правил служебного поведения;

13. Организация ведомственного контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

14. Решение иных задач в соответствии с целями Администрации ЗАТО город Заозерск.

Функции сектора по организационной работе

Сектор в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

           1. Осуществление контроля за прохождением и сроками выполнения нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Мурманской области, решений Совета депутатов ЗАТО город Заозерск, касающихся деятельности Администрации ЗАТО город Заозерск, муниципальных правовых актов, поступившей служебной корреспонденции, поручений Главы ЗАТО город Заозерск и его заместителей;

           2. Организация сбора, обработки и анализа информации о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле, формирование базы данных по вопросам организации контроля;

3. Организация аппаратных совещаний Администрации ЗАТО город Заозерск, формирование повестки дня и реестра поручений, рассылка участникам совещаний материалов электронной почтой;

4. Подготовка и оформление протоколов совещаний под председательством Главы ЗАТО город Заозерск и осуществление контроля за их выполнением;

5. Разработка и внедрение документов, регламентирующих делопроизводство, обеспечение единого порядка документирования, унификация форм документов, а также методическое руководство работой по документарному обеспечению управленческой деятельности в структурных подразделениях Администрации ЗАТО город Заозерск;

6. Оформление заказов на изготовление печатей и штампов Администрации ЗАТО город Заозерск, их регистрация, уничтожение в установленном порядке;

7. Осуществление функции контроля в части выполнения функций, переданных в рамках Соглашения по организации делопроизводства Муниципальному казенному учреждению «Центр обеспечения функционирования органов местного самоуправления и муниципальных учреждений ЗАТО город Заозерск, а именно:

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией, способствующих сокращению сроков прохождения и исполнения документов.

 -принятие мер к упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

-участие в проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в Администрации ЗАТО город Заозерск. 

- обеспечение своевременного рассмотрения документов, представляемых для доклада Главе  ЗАТО город Заозерск.

- проверка качества оформления документов, представляемых на подпись Главе  ЗАТО город Заозерск.

- осуществление экспедиционной обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней.

- ведение электронной базы данных входящих, исходящих и внутренних документов.

- доведение документов до исполнителей, рассылка документов.

- обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

-  организация и непосредственное изготовление, копирование, оперативное размножение документов с применением средств вычислительной техники.

- осуществление методического руководства и контроля за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях и Управлениях Администрации ЗАТО город Заозерск.

- контроль прохождения документов и соблюдения сроков исполнения документов, находящихся на контроле, писем и обращений граждан, ведение промежуточного контроля, представление информации по фактам нарушения контрольных сроков.

-ведение учета объема документооборота.

-подшивка и хранение документов в соответствии с номенклатурой дел Администрации ЗАТО город Заозерск.

-участие в организации технического обслуживания созываемых Главой ЗАТО город Заозерск, заместителями Главы ЗАТО город Заозерск совещаний и заседаний.

- оповещение сотрудников структурных подразделений и Управлений Администрации ЗАТО город Заозерск о совещаниях, собраниях и т.п;

- составление номенклатуры дел Администрации ЗАТО город Заозерск.

- подготовка к сдаче и сдача документов в архив.

- поиск документов, необходимых для исполнения своих должностных обязанностей сотрудниками структурных подразделений и Управлений Администрации ЗАТО город Заозерск.

- организация представительских мероприятий.

- регистрация, копирование и доведение изданных постановлений и распоряжений Администрации ЗАТО город Заозерск до структурных подразделений Администрации ЗАТО город Заозерск, должностных и иных заинтересованных в них лиц;

- организация личного приёма Главы ЗАТО город Заозерск;

- рассылка копий муниципальных правовых актов в редакцию газеты «Западная Лица», в прокуратуру, региональный информационный центр общероссийской  сети распространения правовой информации «Консультант Плюс»;

- прием и регистрация заявлений на оформление пропусков для выезда (прохода) на территорию муниципального образования ЗАТО город Заозерск.

8. Контроль за организацией и соблюдением установленного порядка работы с документами Администрации ЗАТО город Заозерск;

9. Осуществление контроля по учёту и использованию бланков строгого учёта, печатей и штампов Администрации ЗАТО город Заозерск;

10. Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение в архивный сектор или к уничтожению документов, образующихся в процессе деятельности Администрации ЗАТО город Заозерск;

11. Обеспечение подготовки и передачи документов постоянного хранения в архивный сектор в соответствии с действующим законодательством;

12. Организация учёта, хранения и выдачи материальных ценностей, обеспечение их сохранности;

13. Обеспечение отраслевых и функциональных органов Администрации ЗАТО город Заозерск, не являющихся юридическими лицами, материальными объектами и материальными запасами, необходимыми для обеспечения их деятельности;

14. Подготовка по поручению Главы ЗАТО город Заозерск проектов распоряжений и постановлений Администрации ЗАТО город Заозерск;

15. Принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе;

16. Обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликта интересов Администрации ЗАТО город Заозерск;

17. Оказание муниципальным служащим ЗАТО город Заозерск консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению, а также  с уведомлением представителя нанимателя (работодателя) о фактах муниципальными служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

18. Обеспечение реализации муниципальными служащими обязанности уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры, иные государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;

19. Обеспечение проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение муниципальных должностей, и муниципальными служащими, сведений, представляемых гражданами претендующими на должность руководителя муниципального учреждения и руководителями муниципальных учреждений ЗАТО город Заозерск в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, проверки соблюдения гражданами, замещающими должности муниципальной службы, ограничений при заключении ими после ухода с муниципальной службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральным законодательством;

20. Подготовка проектов нормативных правовых актов о противодействии коррупции и контроль за их исполнением;

21. Организация работы с обращениями граждан, осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением в письменной форме или в форме электронного документа предложений, заявлений или жалобы, а также устное обращение граждан, поручений, данных на личном приёме Главы ЗАТО город Заозерск, его заместителей структурным подразделениям Администрации ЗАТО город Заозерск;

22. Ведение кадрового делопроизводства Администрации ЗАТО город Заозерск;

23. Обеспечение соблюдения требований трудового законодательства в отношении работников Администрации ЗАТО город Заозерск;

24. Создание материально-технических условий деятельности Администрации ЗАТО город Заозерск;

25. Организация и техническое обеспечение проведения муниципальных мероприятий с участием Главы ЗАТО город Заозерск;

26. Осуществление координации деятельности между структурными подразделениями Администрации ЗАТО город Заозерск и Советом депутатов ЗАТО город Заозерск;

27. Отдел обеспечивает эффективную работу муниципальных информационных систем;

28. Осуществление ведомственного контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права посредством проведения плановых и (или) внеплановых проверок;

29. Отдел выполняет иные функции по поручению Главы ЗАТО город Заозерск, не противоречащие действующему законодательству;